Zawiadomienie o Zebraniu ZAPA - Związek Autorów i Producentów Audiowizualnych (ZAPA)

Uczestnicy Zebrania

W Zebraniu mogą brać udział osoby fizyczne, które zawarły ze Stowarzyszeniem Filmowców Polskich (dalej: „Stowarzyszenie”) umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.

Uprawnieni niebędący osobami fizycznymi (np. spółki lub instytucje kultury), którzy zawarli ze Stowarzyszeniem umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi mogą uczestniczyć w Zebraniu poprzez swoich reprezentantów, zgodnie z zasadami reprezentacji. W przypadku, gdy do reprezentowania uprawnionych wymagane jest współdziałanie kilku osób albo obowiązuje reprezentacja łączna, konieczne jest pisemne upoważnienie jednej osoby działającej w imieniu podmiotu. Wzór pełnomocnictwa dla reprezentantów dostępny jest na stronie internetowej ZAPA w zakładce "Zebranie Wyborcze" > "Dokumenty do pobrania"

Alternatywnie, podmiot taki może ustanowić pełnomocnika posiadającego wiedzę oraz doświadczenie zawodowe w zakresie produkcji utworów audiowizualnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej, zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w ramach danego podmiotu. Pełnomocnik nie może reprezentować więcej niż jednego uprawnionego. Wzór pełnomocnictwa dla pełnomocników dostępny jest na stronie internetowej ZAPA w zakładce "Zebranie Wyborcze" > "Dokumenty do pobrania"

Uprawnionymi do udziału w Zebraniu są także kandydaci będący wspólnikami, członkami organu zarządzającego lub osobami kierującymi podmiotem innym niż osoba fizyczna, który zawarł ze Stowarzyszeniem umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.

W ramach Zebrania funkcjonują dwa Zespoły: Zespół Autorów oraz Zespół Producentów.

Przynależność do jednego z Zespołów ustalana jest na podstawie rodzaju powierzonych praw, a jeżeli uprawiony ze względu na zakres powierzonych praw może należeć do obu Zespołów - na podstawie deklaracji przynależności do Zespołu. Uprawniony może zawiadomić o zmianie swojej deklaracji nie później niż dwa tygodnie przed terminem Zebrania. Wzór deklaracji dostępny jest na stronie internetowej ZAPA w zakładce "Zebranie Wyborcze" > "Dokumenty do pobrania"

Pełnomocnictwa udzielane między członkami Zespołów

Członek Zespołu Autorów lub Zespołu Producentów może upoważnić innego członka tego samego Zespołu do uczestniczenia w Zebraniu oraz wykonywania prawa głosu. Pełnomocnik nie może reprezentować więcej niż jednego członka danego Zespołu.

Pełnomocnikiem nie może być osoba, w przypadku której udzielenie pełnomocnictwa prowadziłoby do powstania konfliktu interesów, w szczególności osoba reprezentująca członka innego Zespołu, członek Zarządu Głównego, Komisji Rewizyjnej lub pracownik Stowarzyszenia.

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Do pełnomocnictwa należy dołączyć oświadczenie pełnomocnika o braku konfliktu interesów.

Wzór pełnomocnictwa wraz z oświadczeniem o braku konfliktu interesów dostępny jest na stronie internetowej ZAPA w zakładce "Zebranie Wyborcze" > "Dokumenty do pobrania"

Prawo do głosowania w wyborach do Rady Repartycyjnej

Czynne prawo wyborcze przysługuje osobom uprawnionym do udziału w Zebraniu po upływie dwóch lat od dnia zawarcia umowy o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi ze Stowarzyszeniem. Głosowanie odbywa się odrębnie w ramach Zespołu Autorów oraz Zespołu Producentów.
Każdy uczestnik Zebrania posiadający czynne prawo wyborcze oddaje głosy w ramach Zespołu do którego przynależy, przy czym:

1. w ramach Zespołu Autorów - na nie więcej niż pięciu kandydatów,
2. w ramach Zespołu Producentów - na nie więcej niż trzech kandydatów. 
    

Zasady kandydowania do Rady Repartycyjnej

Kandydatem na członka Rady Repartycyjnej w ramach Zespołu Autorów może być osoba fizyczna, która zawarła ze Stowarzyszeniem umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi co najmniej trzy lata przed dniem Zebrania oraz posiada wiedzę oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie tworzenia utworów audiowizualnych. Kandydat musi również przynależeć do Zespołu Autorów.

Kandydaci kandydujący w ramach Zespołu Autorów są zobowiązani do wskazania kategorii zawodowej, w ramach której ubiegają się o wybór. Wskazana kategoria powinna być spójna z zakresem powierzonych praw, zgłoszonych utworów oraz doświadczeniem zawodowym. W przypadku wykonywania kilku zawodów, kandydat wybiera jedną z dwóch kategorii:

1. reżyserzy lub scenarzyści albo
2. pozostali autorzy.

Wskazana kategoria zawodowa jest wiążąca na potrzeby ustalenia spełnienia warunków wyboru, w tym wymogu minimalnej reprezentacji kandydatów spoza grona reżyserów i scenarzystów, o której mowa w §14 ust. 2 pkt 1 Statutu Stowarzyszenia Filmowców Polskich.

W odniesieniu do osób kandydujących w ramach Zespołu Producentów kwestia biernego prawa wyborczego ma bardziej złożony charakter, ze względu na różnorodność form prawnych prowadzenia działalności.

Jeżeli producent prowadzi działalność jako osoba fizyczna, zastosowanie mają analogiczne zasady jak w przypadku Zespołu Autorów – kandydatem może być wyłącznie osoba, która zawarła ze Stowarzyszeniem umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi co najmniej trzy lata przed dniem Zebrania oraz posiada wiedzę i co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie działalności producenckiej. Kandydat musi również przynależeć do Zespołu Producentów.

W przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne kandydat powinien być wspólnikiem, członkiem organu zarządzającego lub osobą kierującą podmiotem, który zawarł taką umowę co najmniej trzy lata przed dniem Zebrania, oraz zostać wskazany jako kandydat przez ten podmiot. Podmiot ten może wskazać wyłącznie jednego kandydata. Podmiot wskazujący kandydata musi przynależeć do Zespołu Producentów. Kandydat powinien posiadać wiedzę oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia działalności producenckiej.

Kandydaci należący do obu Zespołów nie mogą pozostawać w konflikcie interesów ze Stowarzyszeniem. W szczególności kandydatem nie może być osoba, która:

1. jest członkiem organu zarządzającego użytkownika korzystającego z praw autorskich lub praw pokrewnych na polu eksploatacji nadawanie, reemitowanie lub wyświetlanie lub posiada co najmniej 20% udziałów albo akcji w spółce będącej takim użytkownikiem;
2. jest członkiem organu zarządzającego lub posiada co najmniej 20% udziałów albo akcji spółki, w której użytkownik, o którym mowa w pkt 1 posiada co najmniej 50% udziałów lub akcji.

Zgłoszenie kandydata może zostać dokonane przez samego kandydata albo przez inną osobę uprawnioną, która zawarła ze Stowarzyszeniem umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi. W przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne, zgłoszenia dokonuje podmiot, który zawarł taką umowę co najmniej trzy lata przed dniem Zebrania, wskazując jako kandydata osobę będącą jego wspólnikiem, członkiem organu zarządzającego lub osobą kierującą tym podmiotem.

Zgłoszenie kandydata powinno zawierać:

1. oświadczenie kandydata o spełnianiu kryteriów wyboru do Rady Repartycyjnej;
2. wskazanie kandydata przez podmiot – jeżeli dotyczy;
3. zgodę kandydata na kandydowanie – jeżeli zgłoszenie jest dokonywane przez inną osobę;
4. w przypadku kandydowania w ramach Zespołu Autorów – oświadczenie o przynależności do jednej z kategorii zawodowych.

Kandydaci na członków Rady Repartycyjnej zgłaszani są w biurze Związku Autorów i Producentów Audiowizualnych przy ul. Żelaznej 28/30 w Warszawie w godz. 9:00–16:00, nie później niż na 10 dni przed terminem Zebrania, tj. do dnia 15 kwietnia 2026r.

Wzory dokumentów dostępne są na stronie internetowej ZAPA w zakładce "Zebranie Wyborcze" > "Dokumenty do pobrania"

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm. dalej RODO) informujemy, że:

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Filmowców Polskich (dalej: „SFP”) z siedzibą w Warszawie 00-834 przy ul. Pańskiej 85, realizujące swoje statutowe cele również w ramach jednostki organizacyjnej Związek Autorów i Producentów Audiowizualnych z siedzibą w Warszawie przy ul. Żelaznej 28/30 (dalej: „ZAPA”).  

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub w celu skorzystania z przysługujących Pani/Panu praw może Pani/Pan skontaktować się z nami pod ww. adresem. Należy wówczas podać swoje imię i nazwisko oraz adres zamieszkania w celu prawidłowego zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą oraz udzielenia odpowiedzi na treść zgłoszenia. W razie wątpliwości co do Pani/Pana tożsamości możemy poprosić Panią/Pana o podanie dodatkowych informacji.

Może Pani/Pan także skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych, pod adresem e-mail: iod@zapa.org.pl

II. Podstawy i cele przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: 

1. tzw. prawnie uzasadnionych interesów SFP w związku ze zgłoszeniem przez Panią/Pana swojej kandydatury na członka Rady Repartycyjnej, w imieniu własnym bądź w ramach reprezentacji podmiotu uprawnionego do udziału w Zebraniu Wyborczym ZAPA, w celu weryfikacji spełnienia wymogów dla kandydatów, przeprowadzenia wyborów do Rady Repartycyjnej z Pani/Pana udziałem, w tym sporządzenia listy kandydatów, przeprowadzenia głosowania w ramach Zebrania Wyborczego ZAPA oraz ustalenia jego wyników (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), a także w celach kontaktowych gdy podał/a nam Pan/Pani te dane (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), a w przypadku wyboru Pani/Pana osoby na członka Rady Repartycyjnej, Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji powierzonych Pani/Panu funkcji (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) lub doprowadzenia do zawarcia i realizacji umowy zawartej z Panią/Panem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), a w przypadku pobierania wynagrodzenia od SFP również w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości  oraz przepisów dot. ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Pani/Pana dane będą również wówczas przetwarzane w celu zapewnienia ochrony naszego mienia oraz zachowania przetwarzanych przez nas informacji w tajemnicy, poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego oraz kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych, ponieważ posiadamy prawnie uzasadniony interes w ochronie naszego mienia oraz tych informacji (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO); lub
2. tzw. prawnie uzasadnionych interesów SFP w związku ze zgłoszeniem przez Panią/Pana kandydata na członka Rady Repartycyjnej w imieniu własnym bądź w ramach reprezentacji podmiotu uprawnionego do udziału w Zebraniu Wyborczym ZAPA, w celu przeprowadzenia wyborów do Rady Repartycyjnej ZAPA z udziałem kandydata zgłoszonego przez Panią/Pana, lub podmiot, który Pani/Pan reprezentuje, w tym w celu weryfikacji uprawnienia do zgłoszenia kandydata, (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), rejestracji Pani/Pana udziału w Zebraniu Wyborczym ZAPA oraz weryfikacji prawa do głosowania, a także w celach kontaktowych gdy podał/a nam Pan/Pani te dane (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO); lub
3. tzw. prawnie uzasadnionych interesów SFP w celu weryfikacji uprawnień Pani/Pana do udziału w Zebraniu Wyborczym ZAPA (w tym ustalenia osób uprawnionych do reprezentacji mocodawcy), w celach archiwalnych (dowodowych) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów związanych z udziałem w Zebraniu Wyborczym ZAPA (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO); lub 
4. tzw. prawnie uzasadnionych interesów SFP w celach dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących SFP i w stosunku do SFP lub obrony przed tymi roszczeniami mogącymi powstać w związku ze zgłoszeniem siebie (w imieniu własnym bądź w ramach reprezentacji podmiotu uprawnionego do udziału w Zebraniu Wyborczym ZAPA), lub innego kandydata na członka Rady Repartycyjnej bądź wykonywaniem prawa głosu w ramach Zebrania Wyborczego ZAPA (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO); lub
5. tzw. prawnie uzasadnionych interesów SFP w związku z rejestracją Pani/Pana głosu i wizerunku w trakcie Zebrania Wyborczego ZAPA, w celu udokumentowania przebiegu Zebrania Wyborczego oraz sporządzenia pisemnego protokołu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO); lub
6. tzw. prawnie uzasadnionych interesów SFP w związku z rejestracją Pani/Pana wizerunku w trakcie Zebrania Wyborczego ZAPA w celu realizacji działań informacyjnych dotyczących Zebrania Wyborczego na stronie internetowej dotyczącej SFP lub ZAPA, bądź na profilach w mediach społecznościowych Facebook lub Instagram dotyczących SFP lub ZAPA.(art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów. Brak podania aktualnych danych lub danych nieprawdziwych może skutkować brakiem możliwości udziału w Zebraniu Wyborczym ZAPA.

Pani/Pana dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 RODO.

III. Przekazywanie Pani/Pana danych osobowych innym podmiotom

SFP informuje, że w celu realizacji powyżej wskazanych założeń dotyczących przygotowania fotorelacji z Zebrania Wyborczego oraz jej upublicznienia, Pani/Pana dane, w postaci wizerunku mogą być także ujawniane do bliżej nieokreślonej liczbie osób, a więc dostępne publicznie, tj. w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi w sposób swobodny na stronie internetowej dotyczącej SFP lub ZAPA, bądź na profilach w mediach społecznościowych Facebook lub Instagram dotyczących SFP lub ZAPA.

Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane  podmiotom wspierającym działania SFP tj. serwisanci i dostawcy systemów informatycznych, w tym urządzeń informatycznych na których te dane są przetwarzane, kancelarie prawne i podatkowe, firmy consultingowe i audytorzy, operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, dostawcy serwerów w tym firmy obsługujące te serwery, firmy windykacyjne. W przypadku pełnienia funkcji w organach SFP-ZAPA, Pani/Pana dane osobowe w postaci imienia i nazwiska mogą być również ujawniane uczestnikom Zebrania Wyborczego, a także organom publicznym, dostawcom usług, biurom podróży, firmom pośredniczącym w organizacji wyjazdów służbowych, w tym hotelom, a także innym bliżej nieokreślonym kategoriom podmiotów w związku ze składaniem oświadczeń w imieniu SFP  oraz reprezentowania SFP poprzez zasiadanie w organach statutowych.

Ponadto Pani/Pana dane mogą być udostępniane także innym podmiotom, gdy:

• obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa
• jest to nasz prawnie uzasadniony interes lub podmiotu trzeciego
• udzieli nam Pani/Pan na to zgodę

Pani/Pana dane przetwarzane przez SFP nie będą transferowane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Powyższe nie dotyczy tzw. danych służbowych (imię i nazwisko, stanowisko, e-mail i telefon służbowy, informacja o współpracy z SFP), w przypadku reprezentowania SFP. Jeśli taki transfer miałby nastąpić, zawsze będzie to odbywać się z poszanowaniem prywatności oraz innych wymogów wynikających z RODO.

IV. Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do organizacji Zebrania Wyborczego ZAPA, następnie przez czas trwania Zebrania Wyborczego ZAPA, w tym  rozpatrzenia zgłoszonej kandydatury przez Zebranie Wyborcze ZAPA, a w przypadku wyboru kandydata do Rady Repartycyjnej, przez czas bycia członkiem tego organu, realizacji zawartej ewentualnie z SFP umowy, a także przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dane osobowe pełnomocników będą przetwarzane, dopóki pełnomocnictwo nie zostanie odwołane albo przez czas trwania Zabrania Wyborczego ZAPA, a następnie przez okres obowiązywania umowy o zbiorowe zarządzanie osoby, którą Pan/Pani reprezentuje.

Pani/Pana dane osobowe w postaci zapisu głosu zarejestrowanego w czasie Zebrania Wyborczego ZAPA przetwarzane będą do czasu sporządzenia pisemnego protokołu z Zebrania Wyborczego ZAPA, po tym terminie zostaną bezpowrotnie usunięte, chyba że utrwalone nagranie będzie stanowiło dowód w sprawie na okoliczność dochodzenia przez SFP lub obrony przed roszczeniami.

Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku utrwalonego w trakcie uczestniczenia w Zebraniu Wyborczym ZAPA w celu realizacji działań informacyjnych dotyczących Zebrania Wyborczego ZAPA będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów SFP wskazanych powyżej, nie dłużej jednak niż do momentu zgłoszenia sprzeciwu.

Pani/Pana dane osobowe mogą być również przetwarzane przez czas niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi, jednak nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

W pozostałych procesach realizowanych w związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami będziemy te dane przetwarzać do czasu zrealizowania tych celów.

V. Prawa przysługujące Pani/Panu w związku z przetwarzaniem danych

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Osobie, której dane dotyczą na warunkach przewidzianych w RODO, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także w niektórych sytuacjach prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, wówczas przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Pani/Pana zgłoszenia będą rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania przez nas zgłoszenia, a w sprawach skomplikowanych lub z uwagi na ilość przekazanych nam żądań termin ten może ulec wydłużeniu do 90 dni. W przypadku skierowania do nas korespondencji prosimy o podanie swojego imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania, ewentualnie adresu do korespondencji, w celu prawidłowego zidentyfikowania Pani/Pana osoby. Informujemy, że w przypadku powzięcia wątpliwości co do autentyczności osoby występującej z wnioskiem możemy zwrócić się do Pani/Pana o podanie dodatkowych danych uwierzytelniających np. numeru PESEL, lub zadzwonić pod przekazany nam numer telefonu.